Ook op de werkvloer hebben werknemers recht op privacy. Dit geldt ook voor het gebruik van zakelijke e-mail en telefoon en het internet op het werk. Het privé gebruik van deze communicatiemiddelen onder werktijd kan niet helemaal worden verboden. Wel dient een werknemer daarbij sowieso de redelijkheid in acht te nemen en maat te houden.
Richtlijn opstellen
Om het gebruik van deze communicatiemiddelen te reguleren is het advies om richtlijnen op te stellen. In deze richtlijn kan het privé gebruik aan banden worden gelegd en bepaalde websites worden verboden. Dit betreft bijvoorbeeld ongepaste of illegale websites. Uiteraard kunnen websites ook geblokkeerd worden, zodat het technisch onmogelijk wordt gemaakt om deze te bezoeken.
Controle
Als werkgever mag u onder bepaalde voorwaarden ook controles uitvoeren op het gebruik van e-mail en internet door uw werknemer onder werktijd. De werkgever dient de werknemer vooraf, dus bijvoorbeeld in een interne richtlijn, laten weten dat hij gecontroleerd kan worden. Verder dient de werkgever een gerechtvaardigd belang te hebben voor controle en deze controle dient noodzakelijk te zijn. Zo een doel kan bijvoorbeeld zijn systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies. Deze controles kan een werkgever dan periodiek en steeksproefgewijs doen voor dit specifieke vooraf te stellen doel. De controle moet noodzakelijk zijn om het doel te bereiken. Als het op een andere manier kan, die minder ingrijpend is, moet daar voor worden gekozen.
De werkgever mag bij deze controle de e-mails die duidelijk privé zijn niet lezen.
Indien de werkgever een vermoeden heeft van misbruik van e-mail of internet door een bepaalde werknemer, dan kan er ook een heimelijke, specifieke controle plaatsvinden. De werknemer hoeft dan vantevoren niet te worden geïnformeerd over deze controle. Hiervoor gelden strenge voorwaarden. Er moet worden voldaan aan de voorwaarden voor de gewone controle en daarnaast moet er een redelijke verdenking zijn van een strafbaar of verboden gedraging en deze gedraging kan niet op een andere manier worden ontdekt. Deze controle mag maar voor een specifieke periode plaatsvinden en de werknemer dient hierover altijd achteraf te worden ingelicht.
Afwezige werknemer
Ook voor een afwezige werknemer geldt het recht op privacy. Als werkgever kan je in de richtlijn wel opnemen dat bij ziekte of afwezigheid door vakantie de e-mail wordt gecheckt.
Alleen als het noodzakelijk is om de e-mail te checken mag de werkgever dit doen. Het belang van de werkgever moet worden afgewogen tegen het belang van de werknemer op privacy. Als er minder ingrijpende maatregelen zijn, bijvoorbeeld als de werknemer zelf zijn e-mail wel wil checken en e-mails wil doorsturen, dan dient daarvoor worden gekozen.
Verder mag de werkgever alleen de zakelijke e-mailberichten inzien en moet hij de privé e-mailberichten (voor zover het aan aan de afzender en onderwerp duidelijk is dat het privé is) overslaan.
