Wanneer een werknemer zich ziek meldt, roept dat in de praktijk voor de werkgever eigenlijk altijd vragen op. Wat mag je als werkgever vragen? Welke informatie mag je vastleggen? En waar ligt de grens vanwege privacyregels? Juist op dit punt gaat het vaak mis.
Een werkgever mag vragen stellen die nodig zijn om de bedrijfsvoering en de begeleiding van de afwezigheid te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan:
Wat een werkgever in beginsel niet mag doen, is vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Ook mag je niet informeren naar diagnoses, klachten, behandelingen of medicatie. Vragen als deze zijn dus niet toegestaan:
Als een werknemer deze informatie wel deelt met de werkgever, mag de werkgever deze niet verwerken (en dus bijvoorbeeld niet vastleggen in een personeelsdossier). De werkgever mag deze informatie ook niet delen met collega's. De werkgever kan de collega's het beste verwijzen naar de zieke werknemer zelf.
Je mag ook geen behandeling voorstellen, noch een oordeel geven over de klachten van de werknemer.
Een werkgever mag alleen gegevens registreren die noodzakelijk zijn voor verzuimbegeleiding en loondoorbetaling. Medische gegevens horen daar in principe niet bij. Wat je doorgaans wel kunt vastleggen, zijn administratieve gegevens zoals:
Gegevens over de medische achtergrond van de werknemer horen thuis bij de bedrijfsarts of arbodienst, niet bij de werkgever zelf.
De bedrijfsarts speelt een centrale rol bij ziekteverzuim. Waar de werkgever beperkt is in wat hij mag vragen en registreren, mag de bedrijfsarts wel medische informatie verwerken voor zover dat nodig is voor de begeleiding en beoordeling van de arbeidsongeschiktheid. De werkgever ontvangt vervolgens alleen die informatie die nodig is om het re-integratieproces vorm te geven, niet de volledige medische inhoud.
In de praktijk betekent dit dat een werkgever vooral moet sturen op inzetbaarheid, belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden, en niet op de medische details achter de ziekmelding.
Werkgevers doen er verstandig aan om een duidelijk verzuimprotocol te hanteren en leidinggevenden goed te instrueren. Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie weet welke vragen wel en niet zijn toegestaan. Richt gesprekken op de gevolgen voor het werk, de bereikbaarheid en de terugkeer naar passende werkzaamheden. En schakel tijdig de bedrijfsarts of arbodienst in wanneer daar aanleiding voor is.
Heeft u vragen over ziekteverzuim, re-integratie of wenst u advies over het opstellen van een verzuimprotocol? U kunt contact opnemen met onze specialisten arbeidsrecht.
