Vrijwel elke ondernemer hanteert algemene voorwaarden. Daarin staan bepalingen die hij opneemt in elke overeenkomst. Nuttig, want zo hoef je niet bij elke deal te onderhandelen over deze standaard zaken. Maar het toevoegen van de algemene voorwaarden alléén is niet voldoende. Wil je zeker weten dat ze geldig zijn, dan moet je je als ondernemer aan een paar spelregels houden.
Om succesvol een beroep te kunnen doen op jouw algemene voorwaarden moet je deze voor of bij het sluiten van een overeenkomst van toepassing verklaren. De wederpartij moet ze óók accepteren. Verklaar je de algemene voorwaarden pas na het sluiten van de overeenkomst van toepassing, dan ben je te laat en kun je een succesvol beroep vergeten.
Na het van toepassing verklaren volgt een andere belangrijke stap: je moet de wederpartij ook een kans geven om de voorwaarden te lezen. Dat begint bij het overhandigen van de algemene voorwaarden (dit heet terhandstelling). Het uitgangspunt is dat dit op papier gebeurt. Wordt de overeenkomst digitaal gesloten, dan mogen de algemene voorwaarden ook digitaal verstrekt worden, als emailbijlage of document in je webshop. Het document moet dan wel opgeslagen kunnen worden.
Terhandstelling is vrijwel altijd een harde voorwaarde. Alleen hoeft dit niet in uitzonderlijke gevallen, zoals bij een vervoersovereenkomsten tussen passagiers van bussen en de exploitant daarvan. Dan pas volstaat een mededeling dat de algemene voorwaarden ter inzage liggen bij de ondernemer of bij de Kamer van Koophandel.
Geen spelregel, wel een tip. Laat de wederpartij bij het sluiten van de overeenkomst tekenen dat hij akkoord is met de toepassing van jouw algemene voorwaarden én dat hij daarvan een kopie heeft ontvangen. Mócht er discussie ontstaan over de vraag of jouw standaard voorwaarden wel of niet van toepassing zijn verklaard en overhandigd, dan ligt de bewijslast bij jou.
Wanneer je een overeenkomst sluit met een andere ondernemer, kan het zijn dat zowel jij als de wederpartij verwijst naar zijn algemene voorwaarden. Dit wordt de ‘battle of forms’ genoemd. In Nederland is er een regel om die strijd te beslechten: de ‘first-shot rule’. Van de partij die als eerste zijn algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard, gelden daadwerkelijk de voorwaarden. Er is een uitzondering op: als de andere partij de toepasselijkheid uitdrukkelijk afwijst.
Wat doe je in zo’n geval? Het kan voorkomen dat jouw wederpartij een aanbod doet en daarbij zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Ben je het daarmee niet eens en wil je dat jouw voorwaarden gelden, dan moet je dat expliciet laten weten. Het is niet genoeg om in jouw algemene voorwaarden een bepaling op te nemen waarin de toepassing van andere voorwaarden wordt uitgesloten. Komen twee partijen er echt niet uit, dan komt er geen overeenkomst tot stand.
Wil je meer weten over algemene voorwaarden, heb je hulp nodig bij het opstellen ervan óf wil je jouw algemene voorwaarden laten toetsen? Neem contact op met Tom Kools van HELIO advocaten|mediators: (0165) 592 036 of kools@helioadvocaten.nl.
